CoachTools-sovelluksen tietosuojaseloste

Tässä selosteessa kerrotaan henkilötietojen käsittelystä, kun seurat, joukkueet, valmentajat, urheilijat, huoltajat ja muut käyttöoikeuden saaneet henkilöt käyttävät CoachTools-verkkosovellusta osoitteessa coachtools.app tai sen mobiilisovelluksia. Markkinointisivustoa ja sen lomakkeita koskee erillinen verkkosivuston tietosuojaseloste.

1. Kuka vastaa tiedoista?

CoachTools-palvelun tarjoaa Plan&Care Sports Oy (Y-tunnus 2845110-2), Lahti, Suomi. Tietosuojaa koskevat yhteydenotot voi lähettää osoitteeseen dev@coachtools.net.

Seuran asiakkuudessa seura on sopimusasiakas ja yleensä valmennustietojen rekisterinpitäjä: se päättää osallistujista, kerättävistä tiedoista, käyttöoikeuksista ja käyttötarkoituksista. Itsenäisen joukkueen tai valmentajan asiakkuudessa rekisterinpitäjä voi olla näistä tarkoituksista tosiasiallisesti päättävä henkilö tai organisaatio. Tämä taho on yksilöitävä sopimuksessa ja jäsenille annettavissa tiedoissa; joukkueen nimi ei yksin tarkoita erillistä oikeushenkilöä. Plan&Care Sports Oy käsittelee asiakkaan hallinnoimia valmennustietoja tämän lukuun henkilötietojen käsittelijänä asiakassopimuksen ja tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti.

Plan&Care Sports Oy toimii itse rekisterinpitäjänä omien asiakassuhteidensa, laskutuksen, palvelun hallinnoinnin, käyttäjätilien tietoturvan, tuen ja suoran viestintänsä osalta. Rooli voi joissakin tilanteissa vaihdella palvelujärjestelyn mukaan. Voit kysyä meiltä, mikä organisaatio vastaa yksittäisestä tiedosta.

2. Kenen tietoja palvelussa voi olla?

Palvelussa voi olla tietoja urheilijoista, myös lapsista, huoltajista, valmentajista, joukkueiden ja seurojen toimihenkilöistä, muista käyttöoikeuden saaneista henkilöistä sekä asiakasorganisaatioiden yhteyshenkilöistä. Organisaatio tai käyttäjä voi syöttää myös toisen henkilön tietoja, kuten urheilijan yhteystietoja, osallistumistietoja tai testituloksia.

3. Mitä tietoja sovelluksessa käsitellään?

Organisaation käyttöön ottamista ominaisuuksista ja käyttöoikeuksista riippuen palvelussa voidaan käsitellä:

• Käyttäjä- ja jäsenyystietoja: nimi, yhteystiedot, kieli, profiilikuva, kirjautumistiedot, roolit, joukkue- ja seurajäsenyydet, huoltajasuhteet sekä käyttäjätilin tila.
• Suunnittelu- ja osallistumistietoja: kalenterit, harjoitus- ja ottelusuunnitelmat, ryhmät, kokoonpanot, kutsut, osallistumis- ja käytettävyysvastaukset sekä tapahtumiin liittyvät muistiinpanot.
• Valmennussisältöä: harjoitteet, piirrokset, asiakirjat, tiedostot, kuvat, videot, klipit, avainsanat, kokoelmat sekä tiedot sisällön jakamisesta.
• Urheilijapalautetta ja kehitystietoja: kyselyvastaukset, koettu rasittavuus, mielialaa ja hyvinvointia koskeva palaute, harjoituksen kesto ja kuormitus, tavoitteet, kehityssuunnitelmat, valmentajan muistiinpanot ja testitulokset. Vapaatekstivastauksissa voi olla myös käyttäjän itse antamia muita tietoja.
• Viestintää: joukkueen chat, kommentit, maininnat, palautekeskustelut ja tukiviestit sekä niihin liitetty tai linkitetty media.
• Teknisiä ja tietoturvatietoja: IP-osoite, laite- ja selaintiedot, istunto- ja kirjautumistiedot, virhelokit, ilmoitustunnisteet sekä palvelun toiminnan ja suojauksen kannalta tarpeelliset tiedot.

Käyttäjän laatimat kyselyt, poissaolon syyt ja vapaamuotoiset muistiinpanot voivat sisältää omaehtoisesti ilmoitettuja terveys- tai vammatietoja. Sovellus ei estä niiden kirjoittamista. Rekisterinpitäjän tulee rajata kysymykset ja pääsy tietoihin tarpeelliseen sekä määrittää yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan mukainen käsittelyperuste ja 9 artiklan mukainen lisäedellytys ennen erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen keräämistä. Joukkueeseen liittyminen tai sovelluksen käyttö ei sellaisenaan ole suostumus terveystietojen käsittelyyn.

4. Mistä tiedot saadaan?

Tietoja voivat antaa käyttäjä itse, huoltaja, valmentaja tai muu käyttöoikeuden saanut toimihenkilö taikka asiakas, joka perustaa joukkueita ja käyttäjätilejä. Urheilijat ja huoltajat saavat sähköpostikutsun, kun heidät lisätään omalla sähköpostiosoitteellaan; urheilija voi hyväksyä tai hylätä kutsun joukkueeseen. Tietoja syntyy myös esimerkiksi tapahtumiin ja kyselyihin vastattaessa. Teknisiä tietoja muodostuu palvelua käytettäessä.

5. Mihin tarkoituksiin tietoja käsitellään?

Organisaation hallinnoimia tietoja käsitellään asiakkaan valitsemien toimintojen toteuttamiseksi: joukkueiden ja tapahtumien hallintaan, harjoitusten suunnitteluun, osallistumisen kirjaamiseen, valmennussisällön jakamiseen, palautteen keräämiseen, kehityksen seuraamiseen sekä käyttöoikeuden saaneiden henkilöiden väliseen viestintään. Asiakasorganisaatio vastaa omien käsittelytarkoitustensa oikeusperusteiden määrittämisestä ja niistä kertomisesta, mukaan lukien mahdollinen erityisiin henkilötietoryhmiin liittyvä lisäedellytys.

Plan&Care Sports Oy käsittelee itse rekisterinpitäjänä tietoja asiakassopimusten ja laskutuksen hoitamiseksi, tuen antamiseksi, käyttäjätilien hallinnoimiseksi, palvelun tietoturvan ja toimivuuden ylläpitämiseksi sekä lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi. Käsittelystä riippuen oikeusperusteena on sopimus (GDPR 6 artiklan 1 kohdan b alakohta), oikeutettu etu palvelun tarjoamiseen, suojaamiseen ja asiakassuhteiden hoitamiseen (f alakohta), lakisääteinen velvoite (c alakohta) tai erikseen pyydetty suostumus silloin, kun se on tarpeen (a alakohta). Arvioimme oikeutetun edun suhteessa rekisteröityjen oikeuksiin. Suostumuksen voi peruuttaa ilman, että se vaikuttaa aiempaan lainmukaiseen käsittelyyn.

6. Kuka näkee tiedot?

Näkyvyys riippuu rooleista, joukkue- ja seurajäsenyydestä sekä ominaisuuksien asetuksista. Valmentajilla on yleensä laajin pääsy oman joukkueensa valmennustietoihin. Yleinen chat ja tapahtumakeskustelut näkyvät kyseiseen keskusteluun tai tapahtumaan pääseville jäsenille. Yksilölliset palautekeskustelut ovat urheilijan ja valmennushenkilöstön välisiä. Seuran toimihenkilöt voivat nähdä tiettyjä tietoja eri joukkueista; joistakin näkymistä poistetaan urheilijoiden nimet, mutta henkilö voi silti olla tunnistettavissa muista tiedoista tai pienestä ryhmästä. Urheilija ja huoltaja näkevät omille tileilleen saataville asetetut tiedot, eikä näkyvyys ole välttämättä sama. Jaetun sisällön kohderyhmä kannattaa tarkistaa ennen julkaisemista.

Plan&Care Sports Oy:n henkilöstö ja palveluntarjoajat voivat käsitellä tietoja, kun se on tarpeen palvelun toiminnalle, ylläpidolle, tietoturvalle tai tuelle, asianmukaisin käyttörajoituksin. Asiakasorganisaation tulee kertoa myös pääsystä, jonka se antaa muille organisaatioille, kuten lajiliitolle, sekä itse järjestämästään tietojen jakamisesta.

7. Palveluntarjoajat ja kansainväliset siirrot

Käytämme Amazon Web Servicesin (AWS) palveluita sovelluksen infrastruktuurissa Tukholman ja Frankfurtin alueilla, sisällön jakelussa CloudFrontin kautta, sähköpostien lähettämisessä Simple Email Servicen (SES) kautta ja videoiden käsittelyssä MediaConvertin avulla. Mobiililaitteiden push-ilmoitusten välittämiseen käytetään Firebase Cloud Messagingia. Reverb tukee sovelluksen reaaliaikaista viestintää. Säilytämme tavanomaisia toiminnallisia lokitietoja; Applen App Store ja Google Play voivat tarjota sovelluskauppojen analytiikkaa. Ulkopuolista asiakastukipalvelua ei tällä hetkellä käytetä. Asiakkaan tietojenkäsittelysopimuksessa ja alihankkijaluettelossa tulee kuvata palveluntarjoajien tehtävät ja käsittelysijainnit tarkemmin.

AWS:n Tukholman ja Frankfurtin alueet eivät tarkoita, että kaikki liittyvät palvelut, kuten sisällönjakelu ja push-ilmoitukset, käsittelisivät tietoja vain EU:ssa tai ETA:ssa. Mahdollisiin EU:n tai ETA:n ulkopuolisiin siirtoihin on arvioitava ja sovellettava asianmukaisia siirtoperusteita ja suojatoimia. CloudFrontin ja Firebasen käsittelysijainnit ja siirtomekanismit on vahvistettava ennen julkaisemista.

8. Ilmoitukset ja laitteen käyttöoikeudet

Käyttäjälle voidaan lähettää palvelun tapahtumiin liittyviä ilmoituksia sovelluksen ja laitteen asetusten mukaisesti. Mobiililaite voi pyytää lupaa ilmoituksiin tai kameran, kuvien tai tiedostojen käyttöön, kun käyttäjä valitsee niitä tarvitsevan toiminnon. Laitteen käyttöoikeuksia voi muuttaa laitteen asetuksista. Ilmoitusten välittäminen voi edellyttää laitteen ilmoitustunnistetta ja ilmoituspalvelun käyttöä. Ilmoituksessa näkyvien tietojen tulee soveltua myös laitteen lukitusnäytölle.

9. Säilyttäminen ja poistaminen

Asiakasrekisterinpitäjä määrittää valmennustietojen tarpeelliset säilytysajat lain ja asiakassopimuksen puitteissa. Joukkueesta poistuminen tai käyttöoikeuden päättyminen ei automaattisesti poista tietoja, joita rekisterinpitäjällä on oikeus tai velvollisuus säilyttää. Asiakkuuden päättyessä tiedot palautetaan, poistetaan tai anonymisoidaan aidosti sovitun menettelyn mukaisesti; myös varmuuskopiot ja lainmukaiset poikkeukset on käsiteltävä. Tunnistettavia tietoja ei saa säilyttää määräämättömästi vain joukkuetilastojen säilyttämiseksi.

Plan&Care Sports Oy säilyttää omia asiakas-, laskutus-, tuki- ja tietoturvatietojaan vain tarpeellisen tai lain edellyttämän ajan. Eri tietoryhmien säilytysajat voivat poiketa toisistaan. Yksittäisen tiedon säilytysajasta voi kysyä vastuulliselta organisaatiolta tai meiltä.

Voit pyytää käyttäjätilisi tai henkilötietojesi poistamista osoitteesta dev@coachtools.net. Varmistamme tarvittaessa pyynnön esittäjän henkilöllisyyden, toimimme itse hallinnoimiemme tietojen osalta ja avustamme tai ohjaamme sinut valmennustietojen osalta asiakkaana toimivan rekisterinpitäjän puoleen. Kerromme mahdollisista lainmukaisista säilytysperusteista ja vastaamme ilman aiheetonta viivytystä, yleensä kuukauden kuluessa. Käyttäjätilin poistaminen ja asiakkaan hallinnoimien historiatietojen poistaminen voivat olla erillisiä vaiheita. Julkista verkkopyyntösivua ja sovelluksen sisäistä poistopyynnön aloitusta suunnitellaan; luonnokseen tulee lisätä todelliset reitit ennen julkaisemista.

10. Tietoturva

Käytämme tietojen luonteen mukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia, kuten käyttöoikeuksien hallintaa, suojattua tiedonsiirtoa, henkilöstön pääsyn rajoittamista ja tietoturvapoikkeamien käsittelymenettelyjä. Käyttäjien ja organisaatioiden tulee huolehtia omista käyttöoikeuksistaan, pitää tunnukset salassa ja välttää arkaluonteisten tietojen jakamista laajalle yleisölle näkyvässä sisällössä.

11. Lasten tiedot

CoachToolsia käytetään junioriurheilussa. Suosittelemme alle 13-vuotiaille junioritiliä ilman lapsen omaa sähköpostiosoitetta huoltajan tilin kautta. Tämä on palvelun käyttösuositus eikä yleispätevä lakisääteinen ikäraja. Vastuullisen rekisterinpitäjän tulee kertoa palvelun käytöstä ymmärrettävästi urheilijoille ja huoltajille, hallita käyttöoikeuksia sekä soveltaa kyseisen maan sääntöjä. Huoltajan näkyvyys tietoihin ei poista urheilijan tietosuojaoikeuksia. Jos jokin käsittely perustuu suostumukseen, rekisterinpitäjän on selvitettävä, kenen suostumus tarvitaan, ja dokumentoitava se.

12. Oikeutesi

Tilanteesta ja sovellettavasta lainsäädännöstä riippuen voit pyytää pääsyä henkilötietoihisi, tietojen oikaisua, poistamista, käsittelyn rajoittamista tai tietojen siirtoa sekä vastustaa tiettyä käsittelyä. Jos käsittely perustuu suostumukseen, voit peruuttaa suostumuksesi. Oikeuksiin liittyy edellytyksiä ja poikkeuksia.

Seuran tai muun organisaation hallinnoimien valmennustietojen osalta ota ensisijaisesti yhteyttä kyseiseen organisaatioon. Voit myös kirjoittaa osoitteeseen dev@coachtools.net, jolloin ohjaamme tai avustamme pyynnön käsittelyssä roolimme mukaisesti. Plan&Care Sports Oy:n rekisterinpitäjänä käsittelemien tietojen osalta lähetä pyyntö suoraan meille. Voimme pyytää lisätietoja henkilöllisyyden varmistamiseksi. Voit tehdä valituksen toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle; Suomessa se on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

13. Muutokset

Voimme päivittää selostetta sovelluksen, tietojen käsittelyjärjestelyjen tai lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen versio ja sen päivämäärä julkaistaan tällä sivulla. Merkittävistä muutoksista voidaan tarvittaessa kertoa myös palvelussa tai asiakasorganisaatioiden kautta.